El cliente
Reserva desde la web eligiendo servicio, barbero y hora, recibe la confirmación por correo y entra a su área para ver sus próximas citas y su membresía.
The King's Barber · Barbería
Reservas, socios y cobro verificado en un mismo sistema
Web de reservas, agenda por barbero, club de socios cobrado con Stripe, verificación de que cada cobro existe antes de dar cortes, panel de incidencias con impagos y reclamaciones, área de cliente y modo kiosko para la propia barbería.
- Web de reservas
- Agenda por barbero
- Club de socios
- Cobro recurrente con Stripe
- Verificación de cobro
- Panel de incidencias
- Reclamaciones de membresía
- Área de cliente
- Modo kiosko
- Correos automáticos
El punto de partida
Cobrar cada mes
no es lo mismo que cobrar.
Una barbería con membresías tiene dos negocios a la vez. Uno son las citas: quién viene, con qué barbero y a qué hora. El otro son los socios: quién paga una cuota mensual y cuántos cortes le quedan este mes.
El segundo es el que se rompe sin que nadie lo note. Una suscripción figura como activa en el sistema, el socio se sienta en la silla, le hacen el corte y nadie cobra nada: el recibo de ese mes se había quedado por el camino en la pasarela de pago. No hay error visible, no salta ninguna alarma. Simplemente el dinero no entra.
Por eso el encargo no fue una web de reservas. Fue un sistema donde el corte de un socio solo sale gratis si el cobro de ese mes existe de verdad.
La arquitectura
Del visitante
al socio que cobra.
Reservas, cobro y agenda son el mismo circuito. Cada paso deja la información donde la necesita el siguiente, sin que nadie la copie a mano.
- 01 Visitante Entra en la web y elige servicio, barbero y hora
- 02 Reserva La cita queda en la agenda del barbero, sin llamadas
- 03 Confirmación El cliente recibe el correo de su cita automáticamente
- 04 Socio Quien quiere contrata su plan y paga la cuota mensual
- 05 Cobro verificado El sistema comprueba el cobro antes de dar cortes
- 06 Saldo de cortes El plan repone los cortes del mes al renovarse
- 07 Agenda El color de la cita dice si el corte va incluido o se cobra
- 08 Corte Al venir el socio, se descuenta un corte de su saldo
- 09 Incidencia Un impago aparece con su motivo y el contacto del cliente
- 10 Reclamación Quien pagó con otro correo lo reclama y se aprueba o rechaza
- 11 Área de cliente El socio entra a ver sus citas y su membresía
Membresías
El saldo de cortes,
a la vista.
Cada socio tiene un plan con un número de cortes al mes. El sistema lleva ese saldo solo: descuenta cuando el socio viene y lo repone cuando la cuota se renueva.
Lo que hace que funcione en el día a día no es el cálculo, sino que se vea. La agenda distingue tres situaciones con el color de la cita, y el barbero no tiene que preguntar nada ni abrir otra pantalla.
Cambiar de plan tampoco obliga a rehacer cuentas: al subir o bajar de nivel, los cortes disponibles se recalculan con el plan nuevo.
- Color del planSocio con cortes disponibles: el corte va incluido y la cita lleva el color de su nivel.
- Aviso de cobroSocio sin cortes este mes: la cita avisa de que hay que cobrar en caja.
- Cita normalCliente sin membresía: color estándar y cobro corriente.
- Saldo automáticoSe descuenta al venir y se repone al renovar, sin llevar la cuenta a mano.
- Cambio de planSubir o bajar de nivel recalcula los cortes que quedan.
- Estado realEl saldo sale de lo cobrado, no de lo que figura contratado.
Cobro verificado
Activa no significa
pagada.
Este es el hallazgo que cambió el proyecto. Al revisar la conciliación aparecieron renovaciones marcadas como cobradas sin un cobro correspondiente en la pasarela. La suscripción seguía activa, el socio seguía cortándose, y ese dinero no había entrado nunca. Sumadas, esas renovaciones fantasma rondaban los mil seiscientos euros al mes.
La corrección no fue un parche: se invirtió el criterio. El sistema dejó de creerse su propio registro y pasó a exigir la evidencia del cobro antes de reponer los cortes de un socio.
Como el cobro y su registro viajan por caminos distintos, se añadieron dos defensas más. Un panel que compara mes a mes lo que el sistema da por cobrado contra lo que la pasarela dice que cobró, para que una diferencia se vea sola. Y un bloqueo que impide procesar dos veces el mismo aviso de pago cuando llega repetido.
La regla que lo sostiene
Cobro real
↓
Cortes disponibles
El saldo del socio se repone después de comprobar el cobro, no antes. Todo lo demás cuelga de ese orden.
Incidencias
Lo que falla,
en una sola pantalla.
Un impago no es un error del sistema: es una conversación pendiente con un cliente. Por eso las suscripciones con problema no se esconden en un registro técnico, sino que tienen su propia pantalla, con el motivo y con el botón para llamar o escribir por WhatsApp al socio.
Junto a ellas está el caso más incómodo de todos: el cliente que pagó de verdad pero con un correo distinto al que usó para registrarse. Antes eso era un problema del cliente. Ahora deja su reclamación, el sistema busca su pago aunque el correo no coincida y admite una diferencia razonable de importe, y la barbería la aprueba o la rechaza con un clic.
Cada aviso recibido de la pasarela queda además guardado en un histórico consultable. Cuando algo no cuadra, se puede reconstruir qué pasó y cuándo, en vez de deducirlo.
El día a día
Tres pantallas
y ninguna libreta.
El sistema lo usan tres perfiles distintos, y cada uno entra a lo suyo sin estorbar a los demás.
El barbero
Tiene su agenda del día con el estado de cada cita, mueve o alarga citas arrastrando y bloquea los huecos que no quiere abrir al público.
La dirección
Gestiona servicios, precios, planes y equipo, y revisa socios, impagos y reclamaciones desde el mismo panel.
Qué cambia
Lo que este sistema
hace posible.
Esto es lo que se puede afirmar mirando la arquitectura y la conciliación. Las cifras de negocio se publican solo cuando están medidas.
- Una membresía solo suma cortes cuando el cobro correspondiente existe en la pasarela: el sistema dejó de fiarse de su propio registro.
- La agenda dice de un vistazo si el corte va incluido en el plan del socio o hay que cobrarlo en caja, sin abrir otra pantalla ni preguntar.
- Los impagos dejan de descubrirse en la silla: aparecen en su pantalla, con el motivo y con el botón para llamar o escribir al cliente.
- Quien pagó con un correo distinto al de su cuenta puede reclamar su membresía, y la barbería la aprueba o la rechaza con un clic.
- Un aviso de pago repetido ya no se procesa por duplicado, y cada evento recibido queda guardado para poder reconstruir qué pasó.
- La reserva y la ficha del socio son el mismo sistema: no hay una agenda por un lado y una lista de cuotas por otro.
Resultados cualitativos, verificables mirando el sistema. Las cifras se publican solo cuando están medidas.
TapDigital Enterprise
No desarrollamos herramientas independientes.
Construimos un sistema donde todas trabajan juntas.
Lo de The King's Barber es un proyecto Enterprise: se parte de cómo funciona la empresa y se diseña la infraestructura entera a su alrededor, no una herramienta suelta detrás de otra.