Automatización de procesos
para empresas de Bilbao
Conectamos formularios, CRM, correo y gestión para quitar tareas manuales. Se empieza por un proceso, con supervisión humana donde hace falta y un resultado que se puede medir.
Procesos administrativos y comerciales. No es automatización industrial ni domótica: ni PLC, ni maquinaria, ni casas.
Cuando la tarea
se repite igual cada vez.
Automatizar algo que cambia siempre sale mal. Esto es para lo que ya tiene reglas claras.
- Se copia de un sitio a otroDel formulario a la hoja, de la hoja al CRM, del CRM al correo. Siempre los mismos campos.
- Depende de que alguien se acuerdeEl seguimiento, el recordatorio, el informe del lunes. Si ese día hay lío, no sale.
- Llega fuera de horarioLas consultas entran a las once de la noche y se contestan al día siguiente, si no se han perdido.
- El dato bueno está en tres sitiosY ninguno coincide, así que nadie se fía del informe.
Lo que exige criterio cada vez no se automatiza: se deja con confirmación humana a propósito.
Lo repetitivo,
no lo que piensa.
- CaptaciónLo que entra por la web, los formularios y WhatsApp aterriza en el CRM con su origen, sin teclearlo.
- SeguimientoAvisos y recordatorios que salen solos cuando toca, no cuando alguien se acuerda.
- Presupuestos y documentosSe generan con los datos del sistema y se envían con su registro de entrega.
- InformesLos números del mes salidos del propio sistema, sin rehacer el Excel.
- AtenciónAgentes que responden por chat o por teléfono con la información real del negocio y pasan a una persona lo que merece una persona.
- Avisos internosAl equipo, por el canal que ya usa, cuando pasa algo que requiere actuar.
Flujos nuestros
en marcha.
Empresas de aquí, con el proceso funcionando todos los días.
- GurenergíasUn agente de IA atiende, la web capta y cada instalación se sigue desde el panel interno, con área privada para el cliente. Ver el caso
- Supra LavadoLa agenda calcula lo que dura de verdad cada servicio y solo ofrece huecos donde la cita cabe entera. Ver el caso
- The King's BarberEl club de socios comprueba el cobro del mes antes de aplicar la ventaja: la regla la ejecuta el sistema, no la memoria de nadie. Ver el caso
Un proceso,
y luego el siguiente.
Automatizar la empresa entera de golpe es la forma más rápida de que nadie se fíe del sistema.
- 1 · Se dibuja como es hoyEl proceso real, con sus excepciones y sus apaños. Ahí suele estar lo importante.
- 2 · Se elige unoEl que más veces se repite y menos criterio exige. Ese se automatiza primero.
- 3 · Se conectaPor API o integración directa con lo que ya usáis. Cambiar de herramienta no es el objetivo.
- 4 · Errores y avisosQué pasa cuando algo falla: queda registrado y alguien se entera. Un flujo que falla en silencio es peor que no tenerlo.
- 5 · Se mideAntes y después del mismo proceso, con vuestros propios datos. Sin eso no se sabe si ha servido.
Lo que conviene
dejar claro.
- Dónde sigue decidiendo una personaLos pasos que tocan dinero o tratan con un cliente llevan confirmación humana.
- De quién son los datosVuestros. Se fija por escrito, junto con el alcance.
- Qué cuesta mantenerloLos servicios de terceros (APIs, mensajería, alojamiento) se presupuestan aparte, no escondidos en el precio.
- Qué pasa si se paraEl proceso manual sigue existiendo: la automatización lo sustituye, no lo destruye.
Lo que siempre
se pregunta.
Si tu duda no está aquí, cuéntanosla en la revisión inicial.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
Los más habituales: la captación de leads desde la web, formularios y WhatsApp; el seguimiento de clientes en el CRM; la generación y el envío de presupuestos; los informes y paneles de control; las reservas y citas; y los avisos internos al equipo. En general, cualquier tarea repetitiva que hoy se hace a mano y sigue reglas claras.
¿Esto es automatización industrial o domótica?
No. Esto es automatización de procesos administrativos y comerciales: datos, documentos y avisos entre las herramientas que usa la empresa. No trabajamos con PLC, maquinaria ni domótica del hogar.
¿Qué pasa cuando un flujo falla?
Cada flujo lleva control de errores y aviso: si algo no se puede completar, queda registrado y alguien se entera. Los pasos que deciden sobre dinero o sobre un cliente se dejan con confirmación humana a propósito.
¿Hay que cambiar de herramientas?
No es el objetivo. Se parte de lo que ya usáis y se conecta por API o integración directa. Solo se propone cambiar algo cuando la herramienta actual impide el proceso, y se dice por qué.
Empecemos
por uno.
Media hora, gratis y sin compromiso: nos cuentas qué se hace a mano hoy y salimos con un proceso concreto por el que empezar.
¿Hace falta además un sistema propio? Software a medida. ¿Varios departamentos por fases? TapDigital Enterprise.